Les factures sont des documents comptables importants qui ont un double rôle. Elles sont avant tout nécessaires pour établir votre comptabilité et servent de preuves pour retracer toutes vos transactions commerciales. C’est dans ce second aspect que s’impose l’archivage des factures. L’archivage des factures est une opération qui consiste à numériser des factures professionnelles. Découvrez dans cet article, comment se réalise cette opération, mais également les avantages de cette procédure.
Comment se déroule l’archivage des factures dématérialisées ?
L’archivage factures dématerialisées est une opération qui consiste à stocker et à archiver différentes factures de manière durable. L’archivage se fait par dématérialisation, par des moyens numériques. Si les factures sont sous forme papier, elles sont numérisées, enregistrées sous format PDF. Si elles sont sous format numérique, adressées par exemple par mail, elles sont gérées par des solutions de gestion électronique des documents. Cet archivage peut très bien concerner des factures émises ou des factures reçues, les factures peuvent également être sous format physique ou format numérique. L’objectif final est d’avoir des factures triées et organisées en fonction des besoins, mais également d’avoir des archives en cas de pertes ou de destructions accidentelles.
Les avantages d’effectuer un archivage de facture
Les entreprises qui manipulent un volume important de factures ont intérêt à archiver leurs factures. Cela permet d’optimiser la comptabilité, mais cela est avantageux aussi sur de nombreux points.
Conformité aux dispositions légales
L’archivage est important dans un premier temps afin de respecter les obligations légales en matière de comptabilité et de fiscalité. Selon l’article L123-22 du code de commerce, « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ». Cette conservation est nécessaire en cas de contrôle, d’audit ou encore en cas de conflits avec vos partenaires commerciaux.
Meilleure organisation
Effectuer un archivage des factures est également utile pour une meilleure organisation de vos documents comptables. Cela permet à votre équipe de retrouver facilement des factures, de les analyser plus rapidement et de les traiter plus facilement. En effet, une fois numérisés, il est possible d’exploiter plus facilement ces documents. Vos factures peuvent ainsi être classées en différentes catégories pour être plus facilement exploitables par les services comptables.
- par fournisseur ;
- par date ;
- par numéro, etc.
Sauvegarde des données
L’archivage de vos factures, vous permet également d’avoir des sauvegardes en cas de sinistre. Que vous perdiez vos documents en cas d’incendie, de vol ou d’attaque de virus, vous disposez de doubles pour assurer la continuité de vos opérations et retracer vos transactions.
Optimisation de la gestion
Un archivage est également utile pour optimiser la gestion physique de vos factures. Pour les PME et les grandes entreprises, l’accumulation de ces documents peut être problématique en termes d’espace. L’archivage numérique permet de gagner en espace physique, de gagner en rapidité dans les recherches et de libérer votre équipe sur des tâches plus importantes.
Sécurité renforcée
Finalement, l’archivage de vos pièces comptables est important pour renforcer la sécurité des données. En numérisant ces documents vous avez une meilleure traçabilité des transactions, vous évitez les risques de fraudes et vous réduisez les risques d’erreurs de traitement manuel qui peuvent affecter vos données financières et comptables.
