La procédure la plus importante que le conseil d’administration va entreprendre est la réunion du conseil d’administration.
Pour s’assurer que la réunion du conseil est productive, le président, assisté du directeur général, doit planifier minutieusement chaque réunion, gérer la réunion de manière productive et toujours veiller à ce que tous les membres participent autant que possible.
Comment bien préparer une réunion efficace du conseil d’administration ?
Chaque conseil doit élaborer des politiques pour couvrir les processus de réunion. Ces politiques doivent définir l’heure, le lieu et les membres du conseil et de l’exécutif qui assisteront aux réunions. Elles doivent également énumérer les conseillers externes de la communauté qui peuvent assister aux réunions et les conditions dans lesquelles ils le font. La politique peut également définir la fréquence des réunions.
Certains membres du conseil trouvent utile de tenir leurs réunions à différents endroits. Cela permet au conseil de développer une meilleure appréciation des opérations géographiquement diverses ou de développer des relations plus fortes avec d’autres groupes de parties prenantes dans les bureaux desquels ils peuvent choisir de se réunir.
Chaque réunion devrait avoir un ordre du jour conçu pour faciliter le flux d’informations et soutenir une discussion créative par le conseil, couvrant les questions de stratégie, de performance et de conformité. Les ordres du jour doivent être diffusés avant la réunion et les membres du conseil doivent de temps en temps être invités à suggérer des points de l’ordre du jour qui, selon eux, apporteraient une valeur ajoutée. Il est normal que l’ordre du jour soit distribué avec un grand nombre de lectures préalables afin que les membres du conseil puissent se préparer à une discussion éclairée. Le fait que l’ordre du jour soit accompagné d’une grande quantité de données laborieusement préparées, éventuellement reliées sur papier glacé, ne signifie pas qu’un administrateur ne puisse pas demander une modification après l’avoir vu. Les demandes de modification sont normalement envoyées au président, mais peuvent, si la politique de votre conseil le permet, être également envoyées au secrétaire de la société ou à toute autre personne désignée.
L’ordre du jour peut être préparé par le secrétaire de la société, le président, le directeur général, un autre membre désigné du conseil ou une petite équipe composée de l’une ou l’autre de ces personnes.
Avoir un ordre du jour convenu aide à la conduite de la réunion, car tous les participants à la réunion savent quelles affaires ont été traitées et quelles affaires restent à venir. Cela les aide à gérer leur temps en conséquence. L’ordre dans lequel les points apparaissent à l’ordre du jour peut être choisi en fonction des préférences du conseil.
