Description
La liste de contrôle suivante est une ressource élaborée par le personnel et les bénévoles pour une utilisation interne par les organisations à but non lucratif. La direction peut utiliser cette liste de contrôle pour identifier les forces et les faiblesses administratives de leur organisation. Le personnel et les bénévoles de la communauté entendent ainsi renforcer leurs capacités administratives. Nous pensons que l’utilisation généralisée de la liste de contrôle aboutira à une communauté sans but lucratif plus efficace et efficiente. La liste de contrôle n’est pas destinée à être utilisée comme un outil d’évaluation externe ou par les bailleurs de fonds pour prendre des décisions de financement. Cet outil sera utilisé pour aider les organisations sans but lucratif à mieux comprendre leurs besoins de gestion et/ou à apporter des améliorations aux opérations de gestion.
Comment utiliser l’outil ?
Les indicateurs de la liste de contrôle représentent ce qui est nécessaire pour avoir une organisation saine et bien gérée. Comme il s’agit d’un outil d’auto-évaluation, les organisations devraient s’évaluer honnêtement par rapport à chaque point et utiliser la réponse pour modifier ou renforcer ses opérations administratives.
Chaque indicateur est noté en fonction de son importance pour le fonctionnement et l’efficacité de toute organisation sans but lucratif. Les notations sont les suivantes :
E : Les indicateurs avec un “E” sont des exigences essentielles ou fondamentales pour le fonctionnement de toutes les organisations à but non lucratif. Les organisations qui ne satisfont pas aux exigences de ces indicateurs pourraient mettre leur organisation en péril.
R : La note “R” signifie que ces indicateurs sont recommandés comme pratique standard pour les organisations sans but lucratif efficaces.
A : Les indicateurs supplémentaires que les organisations peuvent mettre en œuvre pour améliorer et renforcer leurs opérations et activités de gestion sont notés avec un “A”.
Réponses à la liste de contrôle :
Les organisations peuvent répondre de l’une des trois façons suivantes à chaque indicateur utilisé :
1. Nécessite du travail. Un indicateur qui porte la mention “Nécessite du travail” implique que des travaux ont été effectués pour atteindre cet objectif. L’organisation est consciente de la nécessité de cet indicateur et s’efforce de l’atteindre.
2. Met. Tous les indicateurs marqués comme “Met” démontrent que l’organisation a rempli un besoin essentiel de gestion. Cependant, l’organisation devrait revoir ces indicateurs à l’avenir pour s’assurer que sa gestion reste saine au vu des nombreux changements internes et externes qui surviennent constamment dans toutes les organisations.
3. N/A. Les indicateurs marqués “N/A” peuvent signifier plusieurs choses, notamment :
l’indicateur n’est pas applicable aux opérations de gestion de cette organisation
l’organisation n’est pas sûre de la nécessité de répondre aux exigences de cet indicateur
l’organisation n’a pas répondu, ni ne travaille sur cet indicateur actuellement, mais pourrait l’aborder à l’avenir
Toutes les organisations devraient prendre note :
Toutes les réponses aux indicateurs devraient être examinées attentivement pour voir si elles pourraient améliorer les opérations de gestion. Les indicateurs cochés “N/A” en raison d’une applicabilité incertaine à l’organisation doivent être examinés plus en détail pour déterminer s’ils doivent devenir une partie de “faire des affaires”. Si les évaluateurs ne savent tout simplement pas ce que l’indicateur signifie, des informations supplémentaires peuvent être nécessaires pour évaluer avec précision la faisabilité de son application.
Les indicateurs marqués “N/A” parce qu’ils n’ont pas été atteints, mais qui s’appliquent à l’organisation, peuvent nécessiter une attention immédiate. Une assistance technique, un conseil ou une formation peuvent être nécessaires pour mettre en œuvre ces indicateurs.
Les indicateurs de cette liste de contrôle doivent être informatifs et susciter la réflexion. La liste de contrôle peut être utilisée pour atteindre non seulement un niveau de début de bonne gestion, mais aussi pour améliorer la gestion existante afin d’offrir à l’organisation une plus grande stabilité, fiabilité et réussite dans la communauté sans but lucratif. Elle est également utile lorsqu’une organisation connaît des problèmes de gestion, car elle permet d’identifier les faiblesses et de prendre des mesures ou de demander de l’aide pour améliorer la santé de l’organisation. Toutes les organisations devraient utiliser la liste de contrôle pour se réévaluer périodiquement afin d’assurer la conformité aux règles et règlements établis, et pour continuer à améliorer la santé administrative grâce aux suggestions utiles de l’indicateur.
