Les groupes de discussion sont un moyen puissant d’évaluer des services ou de tester de nouvelles idées. Fondamentalement, les groupes de discussion sont des entretiens, mais de 6 à 10 personnes en même temps dans le même groupe.
Préparation de la session
1. Déterminez l’objectif majeur de la réunion.
2. Élaborez soigneusement cinq à six questions
3. Planifiez votre session
4. Appelez les membres potentiels pour les inviter à la réunion. Envoyez-leur une invitation de suivi avec une proposition d’ordre du jour, l’heure de la session et la liste des questions dont le groupe discutera. Prévoyez de fournir une copie du rapport de la session à chaque membre et faites-leur savoir que vous le ferez.
5. Environ trois jours avant la session, appelez chaque membre pour lui rappeler de participer.
Élaborer des questions
1. Développer cinq à six questions. La session devrait durer une heure à une heure et demie – dans ce laps de temps, on peut poser au maximum cinq ou six questions.
2. Toujours se demander d’abord à quel problème ou besoin répondront les informations recueillies pendant la session, par exemple, examiner si un nouveau service ou une nouvelle idée fonctionnera, mieux comprendre comment un programme échoue, etc.
3. Les groupes de discussion sont essentiellement des entrevues multiples. Par conséquent, bon nombre des lignes directrices relatives à la conduite de groupes de discussion sont semblables à celles qui s’appliquent à la conduite d’entrevues (voir les principes de base de la conduite d’entrevues).
Planification de la séance
1. Planification. Prévoyez des réunions d’une durée d’une heure à une heure et demie. L’heure du déjeuner semble être un très bon moment pour que les autres trouvent le temps d’y assister.
2. Disposition et rafraîchissements. Organisez les sessions dans une salle de conférence, ou dans un autre cadre avec une circulation d’air et un éclairage adéquats. Configurez les chaises de manière que tous les membres puissent se voir. Prévoyez également des badges nominatifs pour les membres. Prévoyez des rafraîchissements, en particulier des boîtes à lunch si la séance a lieu pendant le déjeuner.
3. Règles de base. Il est essentiel que tous les membres participent autant que possible, mais que la session se déroule tout en générant des informations utiles. Comme la session n’a souvent lieu qu’une seule fois, il est utile d’avoir quelques règles de base courtes qui soutiennent la participation, tout en restant concentrées. Considérez les trois règles de base suivantes : a) rester concentré, b) maintenir l’élan et c) répondre aux questions.
4. Agenda. Envisagez l’ordre du jour suivant : accueil, examen de l’ordre du jour, examen de l’objectif de la réunion, examen des règles de base, introductions, questions et réponses, conclusion.
5. Membership. Les groupes de discussion sont généralement menés avec 6 à 10 membres qui ont une certaine nature similaire, par exemple, un groupe d’âge similaire, un statut dans un programme, etc. Sélectionnez des membres qui sont susceptibles de participer et de réfléchir. Essayez de sélectionner des membres qui ne se connaissent pas.
6. Prévoir d’enregistrer la session avec un enregistreur audio ou audio-vidéo. Ne comptez pas sur votre mémoire. Si cela n’est pas pratique, faites appel à un coanimateur qui est là pour prendre des notes.
Facilitation de la séance
1. Le principal objectif de l’animation est de recueillir des informations utiles pour atteindre l’objectif de la réunion.
2. Se présenter et présenter le cofacilitateur, s’il est utilisé.
3. Expliquer les moyens d’enregistrer la session.
4. Exécutez l’ordre du jour
5. Rédiger soigneusement chaque question avant que le groupe ne l’aborde. Laissez quelques minutes au groupe pour que chaque membre puisse noter soigneusement ses réponses. Ensuite, animez la discussion autour des réponses à chaque question, une par une.
6. Après avoir répondu à chaque question, réfléchissez soigneusement à un résumé de ce que vous avez entendu (le preneur de notes peut le faire).
7. Assurez une participation égale. Si une ou deux personnes dominent la réunion, faites appel aux autres. Envisagez d’utiliser une approche de table ronde, notamment en faisant le tour de la table dans un sens, en donnant à chaque personne une minute pour répondre à la question. Si la domination persiste, notez-le au groupe et demandez des idées sur la façon dont la participation peut être augmentée.
8. Clôture de la session. Dites aux membres qu’ils recevront une copie du rapport généré par leurs réponses, remerciez-les d’être venus et levez la séance.
Immédiatement après la session
1. Vérifiez si le magnétophone, s’il a été utilisé, a fonctionné tout au long de la séance.
2. Prenez des notes sur vos notes écrites, par exemple, pour clarifier tout grattage, vous assurer que les pages sont numérotées, compléter les notes qui n’ont pas de sens, etc.
3. Notez toutes les observations faites pendant la session. Par exemple, où la session s’est déroulée et quand, quelle était la nature de la participation au groupe ? Y a-t-il eu des surprises au cours de la session ? Le magnétophone s’est-il brisé ?
