La signature électronique ou signature numérique est l’équivalent de la signature papier. Créer une signature électronique sur Word est une procédure qui s’effectue en quelques minutes seulement.
Afin de personnaliser un document, l’utilisateur peut créer une signature électronique sur Word. Contrairement à ses versions antérieures, le traitement de texte Microsoft Word possède une section nommée « préparer ». Cette section est visible dans le menu de Microsoft office logé en haut à gauche. Elle a été spécialement conçue pour assister l’utilisateur dans l’envoi de document de façon électronique. Par le biais de cette section, l’utilisateur va pouvoir créer une signature électronique sur Word.
Avant la création d’une signature numérique
Avant de créer une signature électronique sur Word, l’utilisateur doit parfaire son document de façon habituelle et l’enregistrer dans un format adapté à l’envoi numérique.
Notez également que tout le monde n’est pas équipé du dernier Microsoft Word, il est donc recommandé d’enregistrer votre travail sous un format pdf ou dans un format compatible avec les autres versions de Word. Après avoir créé, vérifié et enregistré un document, l’utilisateur peut apposer sa signature électronique.
La création d’une signature numérique
Comme, exprimé précédemment, pour créer une signature électronique sur Word, l’utilisateur doit se rendre dans la section « préparer », logé dans le menu de Microsoft Office. En déroulant cette section, plusieurs options sont présentes afin d’aider l’utilisateur dans la finalisation d’un projet destiné à l’envoi électronique.
L’option « ajouter une signature numérique » est celle qui permet à l’utilisateur de commencer la création de sa propre signature.
En cliquant sur cette dernière, une boite de dialogue s’affiche, vous proposant, à nouveau, deux possibilités. Celle qui nous intéresse et que l’utilisateur se doit de cocher et de valider est : créer votre propre identification numérique.
L’utilisateur peut désormais saisir les informations le concernant : nom, adresse mail, société et emplacement.
En validant sa saisie, l’utilisateur est invité à saisir l’objectif de la signature. Cette saisie est facultative. La validation fait foi. Le document est signé, l’utilisateur peut fermer et envoyer le document.
Les astuces pratiques
Avant de créer une signature électronique sur Word, il est conseillé de vérifier les propriétés du document. Cette vérification se fait par le biais de l’option « inspecter le document », de la section « préparer ». En inspectant le document, l’utilisateur peut supprimer les informations privées cachées dans le document.
Il faut également savoir que la signature numérique apposée n’est plus valable si l’utilisateur apporte des modifications sur le document, il doit donc, à nouveau, créer une signature électronique sur Word. Cette dernière ne fait pas office de preuve juridique.
