En 2024, l’heure est à la dématérialisation des processus. Fini les documents papier qui s’empilent et les signatures manuscrites difficiles à déchiffrer. Optez pour la signature électronique et simplifiez les démarches administratives au sein de votre entreprise. Comment choisir la meilleure solution d’émargement en ligne adaptée à vos besoins ?
Avantages de la signature électronique
En adoptant une solution d’émargement en ligne comme celle proposée par I-Périclès, vous profitez de nombreux avantages :
- gain de temps et d’argent considérables : vous réduisez le temps de traitement des documents et les coûts d’impression et d’envoi postal ;
- amélioration de l’efficacité et de la productivité : les processus sont automatisés et vous avez accès aux documents en ligne 24/7 pour une collaboration facilitée ;
- renforcement de la sécurité et de la traçabilité : la décision d’émarger en ligne protège contre les fraudes et les falsifications. Elle assure un suivi des signatures et des modifications apportées aux documents ;
- réduction de l’impact environnemental : vous utilisez moins de papier et diminuez le transport de documents physiques ;
- amélioration de l’expérience client : le procédé est simplifié et plus rapide, les clients sont plus satisfaits, etc.
En optant pour la dématérialisation de vos processus, vous contribuez à la modernisation de votre entreprise et à l’amélioration de l’expérience client, tout en respectant l’environnement.
Critères pour choisir la meilleure solution d’émargement en ligne
Opter pour la solution d’émargement en ligne qui convient le mieux à votre entreprise est un défi. Considérez plusieurs critères clé pour faire le bon choix.
Fonctionnalités essentielles
Optez pour une sélection proposant les fonctionnalités indispensables à vos activités, notamment :
- collecte de signatures simplifiée : la solution doit consentir à recueillir des signatures électroniques de manière intuitive, sur tout type d’appareil (ordinateur, tablette, smartphone) pour une flexibilité maximale. Elle doit être capable de personnaliser les champs d’émargement pour qu’ils correspondent aux besoins de votre organisation ;
- gestion des flux de travail automatisée : elle doit automatiser la création, la circulation et la validation des documents à signer ;
- sécurité des données renforcée : la protection de vos données sensibles est primordiale. Adoptez un logiciel conforme aux réglementations en vigueur et proposant des fonctionnalités de sécurité robustes (chiffrement, authentification forte), etc.
Facilité d’utilisation et ergonomie
L’utilisation de la solution d’émargement en ligne doit être simple pour tous vos collaborateurs, même les moins à l’aise avec les nouvelles technologies. Une interface intuitive et conviviale les aidera à l’adopter rapidement et à l’utiliser de manière efficace, sans être frustrés. Les boutons, les menus et les options doivent être clairement identifiés et facilement accessibles. La solution doit agréer de signer électroniquement à l’aide d’une souris, d’un pavé tactile, d’un stylet ou d’un appareil mobile.
Conformité et intégrations
Assurez-vous que la solution choisie respecte les normes en matière de signature électronique (eIDAS, RGPD) pour garantir la validité juridique de vos documents signés. Vérifiez aussi sa compatibilité avec vos outils et logiciels métiers, existants pour une intégration fluide au sein de votre système informatique. Cela donnera une meilleure fluidité des workflows et une réduction de la saisie manuelle des données.
Tarification et support client
Comparez attentivement les tarifs des différents modèles proposés sur le marché et optez pour une formule adaptée à vos besoins et à votre budget. La solution devrait produire une documentation complète, des tutoriels et des formations pour aider les utilisateurs à en tirer le meilleur parti. Considérez les avis des autres utilisateurs pour évaluer la satisfaction globale et l’efficacité de l’application. N’oubliez pas d’examiner la qualité du support client en cas de questions ou de problèmes techniques.
Fonctionnalités supplémentaires
En plus de ces critères clé, tenez compte de votre contexte d’utilisation et n’hésitez pas à tester plusieurs solutions et à comparer leurs caractéristiques, comme le suivi et la traçabilité des signatures et des modifications apportées aux documents. Vérifiez aussi la partie gestion des droits d’accès et des permissions, les intégrations avec des outils de stockage cloud, la possibilité de créer des modèles de documents personnalisés et les fonctionnalités de signature mobile pour une utilisation en déplacement.
