Comment créer une séance de formation virtuelle très efficace ?
Que les sessions virtuelles soient votre méthode de formation privilégiée ou non, il peut être difficile d’offrir une session qui fonctionne pour tout le monde. Il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors de la mise en place de n’importe quel type de réunion virtuelle.
Bien que difficiles, les sessions virtuelles offrent des opportunités uniques d’engagement, si vous utilisez les outils efficacement.
1. Rendre la session volontaire
Pour votre prochaine session, demandez-vous : peut-elle être volontaire ?
Parfois, vous ne pouvez pas éviter qu’elle soit obligatoire. Cependant, si vous pouvez supprimer le mandat et la rendre volontaire, vous verrez probablement que l’engagement s’améliore.
En la rendant volontaire, vous arrivez à mieux comprendre ce qui intéresse les gens et les enthousiasme. Vous pouvez regarder pourquoi ils se sont inscrits, quel était le domaine concerné et ce qu’ils espèrent réaliser. Lorsque tout le monde doit se présenter, il est difficile de savoir quelles sont les motivations des gens.
Lors de sessions volontaires, vous avez des personnes qui sont réellement intéressées par ce que vous avez à dire, ce qui rend toute discussion beaucoup plus fructueuse et engageante pour tout le monde.
2. Réalisez le travail que représente la gestion d’une session virtuelle
Il y a beaucoup plus dans une séance virtuelle que de renvoyer une invitation Zoom. Nous sous-estimons souvent la quantité de préparation qui entre dans la création d’une séance de formation virtuelle.
Si la session compte un grand groupe de personnes, vous devez réfléchir à la meilleure façon de modérer et de gérer l’appel pour que tout le monde soit content.
Il faut notamment penser à gérer le chat ou les questions-réponses et à gérer le côté assistance pour ceux qui ont des problèmes audio ou visuels. Il peut être intéressant de confier ces tâches à quelqu’un d’autre, afin que la personne qui dirige la session n’ait pas à s’en soucier.
3. L’exploitation d’une grande variété d’outils
Si les sessions virtuelles ne sont pas toujours idéales, elles peuvent présenter des opportunités pour différentes manières de communiquer. Des outils comme Zoom offrent une grande variété de fonctionnalités différentes, qui apportent des moyens nouveaux et plus accessibles aux participants pour communiquer.
Des fonctionnalités comme le chat, les sondages, les salles de discussion ou les réactions peuvent ajouter une toute nouvelle dimension aux séances de formation. Pour les personnes timides ou introverties, les chats privés, les sondages ou les réactions sont d’excellents moyens de les faire participer si elles ne sont pas à l’aise pour parler ou utiliser leur caméra.
Les salles de pause sont un autre excellent moyen de changer le rythme de la conversation. Les salles de pause vous permettent de diviser votre réunion Zoom en un maximum de 50 sessions. Pour les grandes sessions, il peut être très bénéfique de se diviser en groupes plus petits et plus faciles à gérer. Ces petits groupes encouragent souvent un plus grand engagement, en particulier pour les personnes plus timides du groupe.
Les sondages sont un autre moyen d’ajouter de l’interaction à vos sessions. Les gens peuvent être plus enclins à s’engager de cette façon en raison du format anonyme à choix multiples. Cependant, gardez à l’esprit que les interactions ne seront pas aussi détaillées qu’une vraie discussion.
Si vous êtes novice en matière de formation virtuelle, un appel Zoom peut vous sembler restrictif. Mais à certains égards, les outils virtuels peuvent donner la parole à ceux qui ne contribueraient habituellement pas à une discussion en personne.
4. N’oubliez pas d’utiliser des brise-glace dans la formation virtuelle
C’est pour une bonne raison que les formations, les événements de réseautage et les ateliers commencent par un brise-glace.
C’est une partie essentielle pour qu’un groupe de personnes se sente à l’aise les unes avec les autres. Plus tôt tout le monde se sent à l’aise, plus il sera facile de faire passer votre message et d’encourager quelques allers-retours avec les participants.
Les brise-glace peuvent aider tout le monde à se mettre à l’aise dans la conversation, à s’amuser, à se détendre et à se sentir à l’aise pour partager des pensées les uns avec les autres.
Ils sont également utiles aux animateurs pour identifier les différentes personnalités du groupe. Un brise-glace peut mettre en évidence quelles personnes sont plus ouvertes à la parole que d’autres, ce qui enlève un peu de pression à ceux qui sont timides et moins ouverts à la parole.
5. N’oubliez jamais d’obtenir un retour
Votre travail n’est pas terminé une fois que tout le monde quitte la session. Ce que vous devez faire ensuite, c’est découvrir comment tout cela s’est passé.
N’oubliez jamais d’obtenir un retour des participants, afin de savoir ce que vous faites de bien ou de mal. Ce retour est crucial pour améliorer vos stages de formation virtuelle à chaque fois.
Vous pouvez simplement demander ou renvoyer un e-mail, mais vous obtiendrez probablement un retour plus utile grâce à un sondage anonyme. Lorsque vous demandez un retour d’information, envoyez à tout le monde un court sondage anonyme.
Faites en sorte qu’il soit facile pour eux de le remplir en n’incluant que quatre ou cinq questions maximum avec quelques réponses à choix multiples. Pour ceux qui souhaitent articuler leurs pensées, laissez un peu d’espace pour qu’ils puissent également écrire.
Une fois que vous recevez vos commentaires, examinez-les attentivement et voyez comment vous pouvez mettre en œuvre les changements nécessaires pour la prochaine fois.
Réaliser un stage de formation virtuelle présente des avantages et des inconvénients. C’est un excellent moyen de parler avec des personnes à travers votre état, votre pays ou même à l’international. Cependant, pour créer la meilleure expérience de formation possible, vous devrez faire un peu de travail préparatoire.
Si vous ne l’avez pas déjà fait, familiarisez-vous avec tous les différents outils et fonctionnalités disponibles et apprenez comment ils fonctionnent tous. Planifiez soigneusement vos sessions, en tenant compte des différents types de communication, des problèmes techniques et des formats de session.
