La numérisation et la digitalisation des archives est un concept moderne et récent. De nombreuses entreprises n’ont alors pas encore recours à la digitalisation et disposent d’archives physiques au sein de leurs locaux. Pourtant, le stockage archive demande un investissement énorme en ressources humaines, matérielles et financières. Pourquoi ne pas recourir à un prestataire externe pour assurer la gestion et le stockage de vos archives ? C’est une excellente alternative de gestion hors site procurant d’énormes avantages pour une entreprise. Découvrez tous les avantages d’entreposer ses archives chez un prestataire de service.
Un archiveur : qu’est-ce que c’est ?
Un archiveur est une entreprise spécialisée en stockage archive pour le compte d’autres entreprises. Le professionnel assure l’organisation de l’ensemble des documents qui lui seront confiés, notamment les datations, les certifications ainsi que leur conservation en format physique ou numérique. Un tiers-archivage est chargé d’assurer la sécurisation, la conformité ainsi que l’optimisation de la gestion des archives documentaires de l’entreprise. Dans le cadre de sa fonction, le prestataire est tenu de respecter les normes relatives à la gestion d’archivage, notamment les obligations légales en termes de confidentialité et de restitution des documents. Une entreprise a tout avantage à confier son stockage archive à un tiers.
Stockage archive : les avantages de la sous-traitance
Comme évoqué plus tôt, le stockage archive à la charge d’un tiers est fortement encadré par la loi. Pour en savoir plus sur le tiers archiveur, consultez l’article concernant le stockage archive. La sous-traitance offre d’énormes avantages pour l’entreprise concernée.
Un gain d’espace
Si les archives peuvent se conserver sous format digital, cette option n’est pas encore accessible à tous. De plus, les archives d’une entreprise peuvent augmenter en quantité en fonction du développement de l’organisation. Externaliser le stockage archive permet à une entreprise de pallier le manque de place.
Une bonne maitrise budgétaire
Confier la gestion de son archivage à un prestataire externe est une solution pour l’optimisation budgétaire. Gérer ses archives en interne peut générer des couts assez importants, sur le plan matériel et humain.
Une meilleure sécurisation de ses documents
La sécurité des archives stockées dans son propre local n’est pas optimale. Ce n’est pas idéal pour les entreprises en charge de la collecte et du traitement de données sensibles. Solliciter les services d’un archiveur professionnel vous permettra de mieux protéger toutes les données physiques de votre entreprise, des salariés et des clients.
Le choix du prestataire : essentiel
Il ne serait pas judicieux de confier la gestion de son archivage à n’importe quelle société d’archiveurs. Pour sélectionner et choisir un prestataire idéal, voici quelques critères à prendre en considération :
- de la souplesse et de la flexibilité sur les offres, tous les documents doivent pouvoir être stockés sans exception ;
- un agrément SIAF, pour servir de preuve de la légalité de son activité ;
- une proximité à votre entreprise, avec une excellente accessibilité ;
- un engagement de professionnalisme et de rigueur ;
- un contrat clair et détaillé.
Ce sont des critères à considérer pour avoir une garantie des services d’un sous-traitant fiable, capable de collaborer efficacement sur le long terme.
