Pour assurer une communication optimale avec vos clients, vos partenaires et vos fournisseurs, vous devez avoir un bon standard téléphonique professionnel. Voici une sélection des cinq fonctionnalités du système téléphonique de bureau que vous devriez absolument avoir.
Fonctionnalité n°1 : un numéro de téléphone virtuel
Un numéro de téléphone virtuel est sans aucun doute l’un des éléments les plus importants dont vous avez besoin pour vous offrir une image plus professionnelle. Même s’il est possible de lancer des appels sur des ordinateurs, avoir un vrai numéro de téléphone est psychologiquement plus facile pour de nombreuses personnes. C’est surtout le cas des individus plus âgés, du fait qu’ils sont moins férus de technologie.
Un standard telephonique pro avec un numéro de téléphone virtuel peut vous donner un fort sentiment de présence locale et créer une solide impression d’entreprise légitime. En plus, cela vous permet aussi de réduire les frais de communication pour les interlocuteurs éloignés.
Fonctionnalité n°2 : un téléphone logiciel
Deux choix s’offrent à vous lorsque vous devez appeler une ligne fixe ou un autre téléphone non virtuel via votre système VoIP :
- un téléphone SIP « hard » : il s’agit d’un vrai téléphone qui se connecte à votre réseau de données à la place de la ligne téléphonique ;
- un softphone : c’est un téléphone logiciel ou un programme vous permettant d’émettre des appels sur le Web à l’aide d’un ordinateur. L’avantage avec ce type de téléphone est le fait que son installation et sa configuration sont plus rapides et plus faciles par rapport à celles d’un matériel VoIP.
Fonctionnalité n°3 : une numérotation rapide
C’est l’une des fonctionnalités les plus simples de la liste. Cependant, elle est souvent négligée. Il est important de noter qu’elle n’est pas réellement standard chez l’ensemble des fournisseurs. La possibilité d’appeler de longs numéros de téléphone d’une simple pression sur un bouton est utile et cela peut vous faciliter la vie. Si vous appelez de manière régulière, vous seriez surpris de voir à quel point la numérotation rapide simplifie les choses.
Fonctionnalité n°4 : un standard automatique
C’est une autre caractéristique qui a pour rôle d’offrir une valeur exceptionnelle à votre activité si vous souhaitez avoir un regain de légitimité. Grâce à un standard automatique, ceux qui vous appellent ont accès à un menu de choix. Cela permet d’augmenter l’efficacité de votre entreprise tout en vous donnant une image plus professionnelle.
Fonctionnalité n°5 : possibilité de faire des appels en conférence
Être capable de faire venir d’autres personnes à votre appel est d’une grande aide. En effet, les réunions par téléphone peuvent être plus faciles que d’organiser des rencontres physiques.
Il vous suffit juste d’appeler votre premier interlocuteur, de le saluer, puis d’appuyer sur le bouton de conférence. Pendant que vous appelez la seconde personne, le premier interlocuteur est mis en attente. En cliquant de nouveau sur le bouton, la conférence à trois peut commencer. Certains systèmes de standard téléphonique pro peuvent même prendre en charge plus de trois parties.
Avant d’acheter un standard téléphonique pro pour votre entreprise, il est important de bien vous renseigner sur les fonctionnalités proposées pour voir si elles correspondent à vos besoins.
