Devenu une nécessité et une obligation légale, l’archivage en entreprises permet de stocker ses documents dans un lieu sûr. Quelle que soit leur forme d’activité, toutes les entreprises présentes sur le marché sont concernées par cette obligation d’archivage. Elles doivent alors prendre les dispositions nécessaires pour traiter leurs archives conformément aux exigences de la loi. Pourquoi est-ce important de bien archiver ses documents ? Découvrez toutes les réponses à cette question.
Qu’est-ce que l’archivage en entreprises ?
L’archivage est un processus qui consiste à mettre en sécurité tous les documents d’une entreprise, peu importe leur format : en version papier ou en version numérique. D’une importance capitale, chaque information doit être mise en lieu sûr pour une conservation à long terme. Ce processus est utilisé par n’importe quelle entreprise de tous les secteurs d’activité pour répondre aux obligations d’archivage imposées par la loi. Une bonne gestion des archives de votre entreprise améliore grandement l’efficacité et la productivité de l’équipe dans sa globalité. Faites appel à ce professionnel pour votre demenagement archives.
Quels sont les différents types d’archives en entreprise ?
On peut distinguer différents types d’archives en entreprise :
- les archives courantes : des documents utilisés dans le cadre de l’activité de l’entreprise pour le traitement de différentes affaires en cours ;
- les archives intermédiaires : des documents utilisés à des fins administratives ou juridiques, qui sont utilisés de manière ponctuelle ;
- les archives définitives : des documents historiques qui ne sont plus consultés.
Le choix de la solution d’archivage en entreprises dépend surtout du type d’archives à stocker.
Les avantages d’un bon archivage en entreprise
Le choix d’un archivage bien organisé procure d’énormes avantages dans une entreprise :
Une prévention contre les pertes de données
Le fait de perdre des données sensibles peut engendrer de graves conséquences pour une entreprise. Cela peut impacter le bon fonctionnement de ses services. De ce fait, les documents doivent être conservés dans un endroit sûr et sécurisé. La durée de conservation devra être spécifiée en amont pour une meilleure organisation en interne.
Une diminution des coûts opérationnels
Aujourd’hui, certains documents importants peuvent être conservés sous format numérique. Il s’agit ici d’une solution d’archivage simple et pratique, qui permet de réduire de manière considérable les coûts opérationnels liés au stockage de documents. L’absence de supports physiques réduit la consommation de papier, d’encre ainsi que des coûts d’impression. En cas de sinistres, un archivage numérique vous permet de garder vos documents en sécurité, sans risques d’être endommagés.
Une conformité à la réglementation
L’archivage de documents est indispensable pour des raisons juridiques. Les organisations présentes sur le marché sont tenues de conserver leurs archives sous un délai spécifique dans le cadre légal. La durée de conservation varie en fonction du type de documents à conserver. Il est important de savoir que les systèmes d’archivage employés peuvent être contrôlés lors des audits. Le non-respect de la réglementation soumet l’entreprise à des sanctions plus ou moins graves.
Une sécurité accrue des documents archivés
Une bonne solution d’archivage assure un bon maintien d’intégrité des documents d’une entreprise. C’est une manière de garder la traçabilité de chaque flux de documents qui entre et sort.
