Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est applicable depuis mai 2018. Il renforce les responsabilités des organismes qui réalisent des opérations de traitements de données à caractère personnel des citoyens de l’UE. En effet, toute entité doit garantir à tout moment le respect de la vie privée et des droits des personnes concernées. Comment faire alors pour se conformer au RGPD ?
Désignez un DPO
Le Data Protection Officer ou Délégué à la protection des données est la personne chargée de s’assurer qu’une entreprise est conforme au règlement du RGPD. Il veillera à ce que le responsable de traitement et les sous-traitants fassent le nécessaire pour démontrer la conformité. Le DPO peut être désigné au sein de l’organisme ou être un prestataire externe. Dans les deux cas, assurez-vous que tout conflit d’intérêts est écarté.
Utilisez un logiciel registre RGPD
Les outils pour se mettre en conformité sont nombreux. Un logiciel RGPD vous permettra de :
- Faire une cartographie des traitements des données existant dans votre entreprise
- Créer des documents conformes instantanément
- Automatiser le respect du nouveau règlement
- Réduire les coûts car les processus seront optimisés pour être mis en conformité, donc plus besoin de recourir à des prestataires externes.
- Conserver les documents relatifs aux droits des utilisateurs concernés (droit d’accès, droit d’effacement, droit de conservation et de rectification, droit à la portabilité des données, droit à l’oubli…).
Choisissez le logiciel chez ce spécialiste pour assurer la protection des données personnelles. Il vous permettra de gagner en efficacité à toutes les étapes du processus de mise en conformité. Il faut noter que le logiciel RGPD est principalement destiné au responsable de traitement. Il se décline en version web et en version mobile pour plus de praticité. Il est conseillé de choisir un outil ergonomique avec toutes les fonctionnalités utiles à la gestion des données.
Quels sont les avantages du recours au logiciel ?
Un logiciel RGPD permet de faciliter la mise en conformité. En effet, garantir le respect des droits et libertés des personnes physiques est une tâche assez complexe. Certaines des obligations nécessitent d’ailleurs une bonne connaissance des données à caractère personnel traitées (sources, destinataires, nature…). Le logiciel simplifiera les contrôles faits par le DPO. Voici les nombreux avantages que vous pouvez en tirer :
Amélioration de l’efficacité
L’application de certaines règles nécessite beaucoup temps, dont une entreprise ne dispose pas forcément. Or, en cas de non-respect, elle risque une peine d’amende conséquente. Le logiciel RGPD garantit une rapidité dans la recherche de solutions et optimise l’efficacité des traitements de données personnelles.
Diminution des risques
Il est très facile pour une entreprise de faire une collecte de données grâce à internet. Or, plus les données traitées sont massives, plus les risques encourus pour leur traitement sont importants, notamment vis-à-vis de la protection de la vie privée. Le logiciel RGPD vous permettra de mettre en place un traitement conforme aux règlements et de limiter ces risques.
Responsabilisation de tous les acteurs de l’entreprise
Du temps de la loi Informatique et Libertés, il fallait se tenir prêt lorsque les autorités de contrôle devaient inspecter les opérations de traitement des données. L’un des plus grands changements apportés par le RGPD est sans doute le fait de se conformer au règlement en tout temps.
Pour que ce soit possible, tous les collaborateurs de l’entreprise doivent jouer un rôle. En effet, les dirigeants, le DPO, les responsables de traitement, les sous-traitants ainsi que tous les salariés de l’entreprise concernés de près ou de loin par les opérations de traitement doivent s’assurer que la politique de confidentialité des données est bien respectée.
