Cet article est essentiellement axé sur la manière d’accomplir une pleine participation aux réunions.
Préparation et ouverture de la réunion
Une grande partie de ce qui soutient la participation active des membres du groupe réside dans la manière dont la réunion est conçue et gérée.
Concevoir un ordre du jour qui précise le but de la réunion, les avantages pour les membres, le lieu, les sujets et le moment. Distribuez-le aux participants potentiels pour qu’ils l’examinent. Envisager une réunion hors site. Cela minimise les interruptions et la préoccupation des membres pour leurs activités quotidiennes. Au début de chaque réunion, faites-les participer rapidement. Par exemple, faites des présentations ou faites un bref “check in” de chaque membre. Demandez aux gens de partager des informations sur eux-mêmes. Il est généralement plus facile d’en parler et, au départ, ils peuvent être plus motivés pour parler d’eux-mêmes que de la planification. Demandez à chaque membre de dire ce qu’il attend de la réunion. Demandez à chaque membre du groupe d’aider les autres à atteindre leurs objectifs pour la réunion. Affichez une feuille des souhaits de chaque personne. Passez en revue cette liste à la fin de la réunion. Si un membre est absent d’une réunion, reconnaissez qui est absent et cherchez à savoir pourquoi. Passez en revue les règles de base, notamment celle selon laquelle ” tout le monde participe “.
Pendant la réunion
Envisagez tout ou partie des éléments suivants, dans n’importe quel ordre :
Utilisez des groupes de discussion, ou des petits groupes, pour accroître l’attention et la participation des membres. Assurez-vous de fournir des directives précises sur ce que les groupes doivent accomplir et à quel moment. Désignez un porte-parole pour le petit groupe. Si l’animateur a l’impression que le groupe est dans une période d’accalmie, il doit le dire, puis demander au groupe s’il est d’accord et ce qu’il peut faire pour sortir de cette accalmie. Prévoyez du temps pour la réflexion individuelle et la prise de notes. Intégrez le mouvement physique de façon périodique au cours de la réunion. Apportez des blagues ou des dessins animés et partagez-les à différents moments. Veillez à ne pas offenser les membres qui pourraient interpréter l’humour comme étant insensible. Affichez les énoncés de mission, de vision et/ou de valeurs de l’organisation ou du groupe sur les murs de l’endroit où se tient la réunion afin de rappeler aux participants pourquoi ils sont là. Faites un tour de table sur le sujet en cours, en demandant à chaque personne ce qu’elle pense de l’activité ou du sujet en cours. Adressez-vous spécifiquement aux personnes silencieuses, en mentionnant, par exemple, “Nous n’avons pas encore entendu parler de vous”. Cependant, ne poussez pas les personnes qui semblent réticentes à parler. Pour certains groupes, il peut être utile de demander à chaque personne d’apporter un objet et de le partager avec le groupe pour briser la glace. Cela peut renforcer l’implication personnelle, la confiance et la confidentialité. Posez beaucoup de questions auxquelles le groupe doit répondre. Utilisez une variété d’aides pour vous assurer que tous les styles d’apprentissage sont pris en compte, comme l’oral, le visuel et le kinesthésique. C’est important pour que les membres ayant différents styles soient également engagés. Partagez les rôles de facilitation. Laissez quelqu’un d’autre animer pendant que vous prenez le temps d’enregistrer, d’organiser et de préparer les informations.
Lors de la clôture de la réunion
Reconnaissez et documentez les résultats à la fin de chaque réunion. Cela montre les progrès réalisés, favorise la satisfaction et cultive l’épanouissement des membres.
Dans la semaine qui suit la fin de la réunion, demandez à l’enregistreur (documenteur) de la réunion de publier le procès-verbal de la réunion, y compris les principales actions et affectations de la réunion.
