Les comités et leurs attributions sont souvent précisés dans les statuts. Certaines des informations suivantes s’appliquent aux conseils d’administration des organisations à but lucratif et non lucratif, sauf indication contraire.
À propos des comités
Créez des comités lorsqu’il est évident que les questions sont trop complexes et/ou nombreuses pour être traitées par l’ensemble du conseil. Pour les activités permanentes et majeures, créez des comités permanents et pour les activités à court terme, créez des comités ad hoc qui cessent lorsque les activités sont terminées. Les comités permanents devraient être inclus dans les règlements administratifs.
Les comités recommandent la politique à approuver par l’ensemble du conseil. Ils tirent pleinement parti de l’expertise, du temps et de l’engagement des membres du conseil et assurent la diversité des opinions au sein du conseil. Toutefois, ils ne supplantent pas la responsabilité de chaque membre du conseil, puisqu’ils opèrent au niveau du conseil et non du personnel.
Les comités peuvent se réunir tous les mois (ce qui est typique des nouvelles organisations, avec des conseils d’administration actifs), tous les deux mois ou tous les trois mois. Ainsi, si les réunions ne sont pas mensuelles, essayez de faire en sorte que les comités se réunissent pendant les mois entre les réunions du conseil d’administration.
Enfin, des procès-verbaux doivent être enregistrés pour toutes les réunions du conseil et pour les réunions du comité exécutif si les statuts indiquent que le comité exécutif peut prendre des décisions à la place du conseil en cas de besoin.
Développement des comités
Pour assurer son bon fonctionnement, faites en sorte qu’au moins deux membres du conseil fassent partie de chaque comité, de préférence trois. Ne faites pas participer un membre à plus de deux comités et lors de chaque réunion du conseil d’administration, demandez à chaque président de comité de présenter le travail du comité depuis la dernière réunion du conseil d’administration.
Envisagez aussi de faire appel à des bénévoles ne faisant pas partie du conseil d’administration pour siéger au comité (ce qui est courant dans les organisations à but non lucratif). De même, vous pouvez avoir un membre du personnel concerné comme membre du comité également 7. Les présidents de comité sont souvent nommés par le président du conseil d’administration, donc envisagez de demander aux membres du comité de se porter volontaires pour la présidence du comité.
