Vous avez l’habitude de rédiger des contrats sur papier ? Il est temps de sauter dans le train de la modernité et de dématérialiser complètement votre pratique contractuelle. Cela présente de nombreux avantages. Cependant, avant de se lancer, il est crucial de comprendre les règles juridiques de ces nouvelles pratiques. Quelles sont les conditions de conclusion d’un contrat électronique ? Quels avantages retirez-vous de la dématérialisation des contrats ?
Les particularités du contrat électronique
La signature d’un contrat sur Internet est particulière. Il ne s’agit pas simplement de signer un document ou de recevoir un paiement d’un client comme une vente de brique et de mortier. Les exigences liées à la conclusion d’un contrat en ligne sont posées sur le fait qu’il s’agit d’un engagement fait à distance. Dès lors, vous devez être en mesure d’apporter la preuve que le consommateur a fait la promesse en toute connaissance de cause. La loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 réglemente les contrats conclus via Internet. Ces dispositions empêchent le consommateur de conclure des contrats qu’il ne souhaite pas. Terminons par l’une des caractéristiques les plus marquantes du contrat électronique : comme il est intégré numériquement, sans modèle papier préexistant, toutes les copies créées deviennent des originales !
Le fonctionnement du contrat électronique
Le contrat électronique est évidemment un contrat comme tous les autres. Son mode opératoire est donc le même que pour les documents papier. Toutefois, de nouvelles règles sont venues s’ajouter à ces dispositions existantes, aboutissant à un cadre réglementaire dédié (pour en savoir plus, vous pouvez voir ce site). Voici les faits saillants.
Les conditions de validité d’un contrat électronique
Tout contrat électronique doit respecter les conditions valables d’un contrat papier. Alors avant de le signer, il faudra vérifier que :
- le consentement des deux parties doit être exempt de vices et vérifié par « double clic ». Dans le cadre du RGPD, cet accord doit également être clair, explicite et libre ;
- la capacité : c’est-à-dire que seules les personnes en pleine capacité peuvent contracter ;
- l’objet et le motif : la prestation inscrite dans le contrat électronique et les motifs pour inciter les parties à conclure le contrat doivent être légaux et ne doivent pas porter atteinte à l’ordre public et aux bonnes mœurs.
Toujours dans le cadre de la validité de la procédure, la loi de 2004 reconnaît l’équivalence entre le document écrit et le support électronique dans tous les aspects liés à l’écrit dans le cadre de la contractualisation électronique. Cependant, la prémisse est que la personne qui a émis le contrat doit être facilement identifiable et que le document est bien conservé (pour garantir son intégrité).
Les modalités de conclusion d’un contrat électronique
Le contrat électronique doit également :
- décrire les étapes à respecter pour le conclure ;
- préciser la méthode d’identification et de correction des erreurs éventuelles ;
- être établi en français (en plus de toute autre langue de votre choix) ;
- être conforme aux règles professionnelles et commerciales que vous avez l’intention de soumettre par le biais de ce contrat (toujours par voie électronique) ;
- préciser les dispositions de conservation et d’archivage du contrat et la possibilité de fournir au contractant un accès à ce document ;
- être rédigé en deux exemplaires datés et signés, pour chaque signataire.
La signature du contrat électronique pour confirmer sa validation
Toute action en justice nécessite une signature pour être valide. En ce qui concerne la conclusion d’un contrat dématérialisé, vous devez créer une signature électronique afin de pouvoir vous identifier. Celle-ci concrétise votre consentement aux obligations qui découlent de l’acte en question une fois apposée sur le contrat électronique, comme tout autre signataire.
L’envoi du contrat électronique
Lorsqu’on parle de contrat électronique, l’acte s’ensuit nécessairement après que le document soit envoyé par voie numérique. Quel est l’intérêt de mettre en place un dossier en ligne pour ensuite l’envoyer par voie postale ? Ainsi, la loi stipule que vous pouvez utiliser des moyens électroniques pour toute transaction contractuelle, par exemple, pour envoyer le contrat au client ou partenaire par courrier électronique, une fois que le client ou partenaire est d’accord et renseigne son adresse électronique.
Les avantages du contrat électronique
Les contrats électroniques allègent l’audit des contrats et la gestion des données importantes au sein de l’entreprise. De plus en plus de marchands en ligne l’utilisent pour assurer la traçabilité et la légalité des ventes à distance. Le contrat prend alors la forme d’une attestation numérique facilement transférable si nécessaire. Vous voyez, les contrats électroniques ne sont pas si compliqués ! La dématérialisation complète peut vous apporter de nombreux avantages directs et indirects. Concluons ce guide des contrats numériques en découvrant ses cinq avantages clés.
Des contrats efficaces et sécurisés
Contrairement aux contrats papier, le contrat électronique ne risque jamais d’être perdu. Il peut même être récupéré s’il est accidentellement supprimé. La meilleure façon de protéger les contrats ou documents importants est de les convertir sous forme numérique. Comme vous pouvez transférer des copies du fichier autant de fois que vous le souhaitez, cela garantira la fiabilité de l’échange, car chaque partie conservera la même version du contrat. De plus, la traçabilité et la sécurité des documents sont garanties.
Un gain de productivité
La gestion et le contrôle des données contractuelles se sont révélés être une opération chronophage et complexe. En fait, il peut être nécessaire de rechercher, de trier puis de reclasser des centaines, voire des milliers de documents. Trouver un document spécifique prend beaucoup de temps, puis il faudra plus de temps pour que tout revienne à la normale. En fin de compte, nous passons toute la journée à faire le même travail. Néanmoins, pour les contrats électroniques, c’est tout autre chose : il suffit de rechercher sur votre ordinateur le fichier concerné et il apparaîtra instantanément. Il y a donc plus de temps à consacrer aux affaires et à la productivité.
L’accélération de la procédure
Il n’est pas toujours évident de préparer un contrat classique. Cela fait intervenir plusieurs étapes et prend du temps. Toutefois, la procédure est largement accélérée avec le contrat électronique. Les contrats dématérialisés sont plus rapides et peuvent être utilisés presque immédiatement. D’ailleurs, l’objectif principal de cette forme numérique est de réduire le temps d’attente et accélérer le processus.
Un meilleur suivi du cycle de vie du contrat
Les contrats électroniques sont plus faciles à corriger ou à modifier que les contrats papier traditionnels. Avec les contrats papier, les mentions peuvent être révisées en faisant des allers-retours sur plusieurs jours. Avec les documents numériques, le suivi et les révisions sont moins compliqués. Vous serez notifiés à chaque modification. Les documents peuvent même être verrouillés pour garantir leur authenticité et leur intégrité.
Une réduction des coûts liés à la gestion des contrats
Enfin, dernier avantage majeur et non des moindres : dans le cadre des contrats papier, vous êtes confrontés à une série de frais incontournables. Avec le contrat électronique : pas d’impression, pas d’envoi postal, pas d’expédition, pas de classement physique. Vous ne payez que le logiciel et la création d’une signature électronique qui ne sont que des dépenses ponctuelles. À la fin de l’année, vous pourrez calculer les économies et vous serez satisfaits de votre choix !
